이벤트 등록 및 지불 관리

25명의 회사에서; 마케팅 이벤트를 진행하고 참가비를 청구하는 것은 이벤트 관리자에게 심각한 골칫거리가 될 수 있습니다. Patricia Thomson은 지난 주에만 이 위치에 있었습니다. 그녀의 “정상적인” 마케팅 보조 업무는 세미나를 조직하는 동안 계속 실행되어야 했으며 그 기간 동안 수백 건의 문의를 처리할 수 있다는 것을 깨달았습니다. 이것은 이러한 유형의 이벤트에 대한 첫 번째 벤처였으며 회사의 회계 부서는 소액 지불의 대량 유입을 위해 실제로 설정되지 않았습니다.

사용하는 등록 및 지불 절차는 소액결제현금화 최대한 전문적이어야 합니다. 전체 이벤트의 이 아주 작은 부분은 귀하의 대리인에게 매우 생생한 그림을 보여주며 전체 이벤트 경험이 어떻게 될 것인지에 대한 첫 번째 증거가 될 것입니다. 이 단계를 완벽하게 처리하면 도중에 작은 딸꾹질이 용서될 수 있습니다. 여기에서 일을 엉망으로 만들면 대리인이 성적표에 빨간 잉크로 표시하기 시작할 것입니다.
등록 절차

관리 직원과 시간을 내어 예약을 받는 모든 사람이 일관되게 따라야 하는 세부 프로세스를 작성하십시오. 당신이 설계한 절차를 그들에게 넘겨주기만 하지 마십시오. 당신은 결국 모든 실수에 대한 책임을 져야 하기 때문입니다. 관련된 모든 사람이 프로세스를 공동 소유하는 경우 동일한 실수가 반복되지 않도록 프로세스를 변경하려는 동기를 더 많이 느낄 것입니다.

일반적인 절차에서는 다음을 모두 고려합니다.

o 예약은 어떻게 이루어지나요?

o 우편으로

o 전화로

o 이메일로

o 온라인

o 관리자는 어떤 유형의 데이터베이스를 사용합니까?

o 스프레드시트

o 종이 기반 시스템

o 관계형 데이터베이스

o 온라인 예약 시스템을 사용하는 경우 사내에서 할 것인가 아니면 mybookingmanager.com과 같은 조직에 아웃소싱할 것인가?

o 아웃소싱 온라인 예약 시스템을 사용하는 경우 데이터를 어떻게 동기화하고 얼마나 자주 동기화합니까?

o 은행 송금, 신용 카드, 비즈니스 및/또는 개인 수표를 사용하여 지불이 가능합니까?

o 이벤트 관리자와 이벤트 케이터링 담당자는 예약 통계 및 대리인 세부 정보에 대한 업데이트를 얼마나 자주 요구합니까?

Patricia는 체크리스트를 한 번 살펴보고 즉시 온라인 예약 에이전트를 조사하기 시작했습니다. 그녀는 일급 작업을 수행하는 데 필요한 작업량이 온라인 예약 에이전트가 쉽게 처리할 수 있는 작업을 수행하도록 임시 직원을 데려와 교육을 수반할 것이라고 추론했습니다. 이미 비좁은 사무실에 임시로 있는 비용과 시스템을 설계하고, 시스템을 사용하도록 교육하고, 전화가 울리지 않을 때 할 일을 찾는 데 드는 비용은 이미 그녀에게 골치 아픈 일이었습니다. 그녀는 또한 신용 카드 예약을 위한 24시간 시설과 24시간 전화 응답 서비스를 제공할 수 있는 캐시 é가 의도한 대표자들에게 깊은 인상을 줄 것이라고 결정했습니다.